Programas de gestión para autónomos y pymes

La aparición de nuevos servicios web está ofreciendo una interesante alternativa en la gestión de sus documentos fiscales y contables a numerosos profesionales

Existen soluciones desarrolladas bajo software libre para la gestión de autónomos y empresas que cubren no sólo las necesidades habituales; con módulos adicionales, se pueden adaptar a cada caso concreto y están disponibles para las distintas plataformas y sistemas operativos. Hay programas de gestión, facturación y los denominados ERP, o sistemas de planificación de recursos empresariales, que integran todas las funciones de administración de una empresa. José Antonio Gela

Online vs 'offline'

Antes de adoptar un servicio online frente a una solución 'offline' (sin necesidad de conexión a un servidor), especialmente si se tiene previsto utilizar para gestionar una empresa o la actividad profesional de un autónomo, es aconsejable tener en cuenta las ventajas e inconvenientes que presenta una herramienta de este tipo frente a los programas instalados localmente en el ordenador del usuario.

Ventajas de las aplicaciones online

Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Requisitos mínimos: Sólo se necesita un ordenador conectado a Internet (o a una red local) y un navegador (Internet Explorer, Firefox, Opera). En algunos casos, es recomendable tener instalado un lector de documentos PDF.
Servidor y clientes: El ordenador que actúe como cliente no necesita tener unas características especiales, sólo es necesario que tenga instalado un software servidor web como Apache, por ejemplo. Los clientes pueden ser ordenadores antiguos con poca potencia, ya que se limitan a ejecutar un programa desde el navegador.
Seguridad en el acceso: Es necesario identificarse desde una zona segura (https).
Almacenamiento online y copias de seguridad: Los datos están en un servidor fuera de la oficina, que realiza copias de seguridad de forma regular. Es por tanto inmune a los problemas de los ordenadores con los que se accede al servicio: virus, fallos en discos duros, reinstalación o cambio de sistema operativo, etc.

Inconvenientes de las aplicaciones online

Algunos servicios permiten la descarga e instalación en servidores de redes locales, con lo que se eliminarían estos inconvenientes al restringir el acceso fuera del entorno de trabajo.

Pérdida del control del usuario, al no estar instalado el programa en su ordenador.
Disponibilidad: El usuario está sometido a los posibles fallos del servidor en el que se encuentran alojados los programas y sus datos. La disponibilidad del servicio también puede verse afectada por cambios, migraciones, actualizaciones, muchos usuarios simultáneos y otras incidencias.
Privacidad y acceso: Los programas y documentos están potencialmente sometidos a vulnerabilidades y fallos de seguridad e identificación, como puede ocurrir con cualquier tipo de servicio online.

Aplicaciones de gestión online

Endeve

Se trata de un servicio que permite gestionar la contabilidad de un trabajador autónomo o de una pequeña empresa de forma sencilla, y almacenar todas las facturas generadas. Endeve está disponible en español, inglés y catalán, y permite general facturas en otros muchos idiomas.

Entre las ventajas principales de este servicio destaca la sencillez y la rapidez a la hora de crear una factura y enviarla por correo electrónico. El aprendizaje de la herramienta es sumamente rápido y no requiere conocimientos de contabilidad ni de programas de facturación.

Endeve genera de forma automática una factura en un documento en formato PDF que se puede imprimir o enviar al cliente directamente desde la web, con un mensaje predefinido de presentación. Además, Endeve permite recibir, si se desea, una copia de esa factura en la dirección de correo del usuario.

El servicio ofrece las funciones básicas necesarias de forma gratuita, pero además existe una opción profesional con un coste de 15 euros al mes, contratable y renovable mensualmente de forma automática mediante PayPal y sin necesidad de firmar contratos por un tiempo mínimo. La opción profesional amplía las opciones básicas con las siguientes herramientas:

Presupuestos: Facturas proforma que se convierten en factura fácilmente.
Gastos: Gestión de facturas recibidas por proveedores.
Contratos: Permiten la facturación periódica de servicios.
Personalización de la plantilla de todos los documentos emitidos.

Para el soporte y la comunicación de funciones adicionales, existe un foro de consultas de usuarios en el que pueden dejar sus comentarios.

Factusyn

Es un programa de facturación online en PHP que puede ser instalado en cualquier ordenador con un servidor web que soporte PHP y el gestor de datos MySQL. Este proyecto de software libre, basado en otro denominado Galopín, se encuentra en la versión 3.0 y ha sido actualizado por última vez en mayo de 2007.

Ofrece una gran variedad de opciones y herramientas de gestión que añaden a las funciones básicas de un programa de este tipo, la posibilidad de conocer estadísticas de productos y clientes, calendario e integración con la tienda online Tiendasyn.

Está disponible una demostración online plenamente operativa para comprobar el funcionamiento de la aplicación.

Galopín

Es una aplicación desarrollada desde SINUH, la Comunidad GNU/Linux de Extremadura, que requiere instalación en un servidor web y se puede usar desde cualquier sistema operativo y cualquier ordenador dotado de un navegador y acceso a la red local o a Internet.

El programa permite labores de facturación y control de existencias y está desarrollado como software libre bajo licencia GPL. Galopín está realizado en lenguaje PHP y utiliza como motor de bases de datos MySQL. Esta aplicación está pensada para un autónomo o pequeña empresa, y permite su utilización en una red local o en un servidor web accesible mediante Internet.

Las funciones principales de Galopín son:

Gestión de artículos por familias y subfamilias, clientes, formas de pago y proveedores.
Partes de trabajo,
Albaranes de clientes y proveedores.
Facturas de clientes y proveedores.

Otras herramientas integradas en Galopín son la gestión de presupuestos, estadísticas de ventas por cliente, producto y/o proveedor; listados generados en documentos en formato PDF y copias de seguridad.

Según sus creadores y tras barajar varios nombres para la aplicación, al final se bautizó como Galopín, termino que significa en castúo "chico de los recados", ya que su objetivo es que ayude al autónomo a realizar las tareas más tediosas, los recados. La última versión de Galopín es la 2.0 beta 3, y data de 27 de abril de 2007.

Otros servicios

Open Bravo

El proyecto Open Bravo supera las necesidades de un autónomo y está más enfocado a Pymes y empresas de tamaño pequeño o mediano. Open Bravo está desarrollado en software libre y es un sistema de gestión empresarial integrado mediante web que permite adaptarse a las necesidades de cada empresa dada su flexibilidad.

Es gratuito y no hay cuotas por uso o instalación. El instalador está disponible para Windows y GNU/Linux, y existen traducciones del proyecto a varios idiomas, incluido el español.

Araña Gestión

Araña Gestión es un proyecto de software libre que tiene como objetivo crear un programa de gestión de empresa vía web. Se puede instalar en un ordenador local o en un servidor para dar acceso a varios puestos. La última actualización de la web del proyecto data de 2006.

El programa está pensado para gestionar una única empresa y sus principales características son:

Acceso a través de un navegador web.

Control de sesiones.
Diseño Modular.
Configuración de los recursos y la forma en que se acceden.

Herramientas 'offline'

GestiCam

Se autodefine como "un programa de Gestión Informática Integrada para Autónomos y Micropymes" nacido dentro de la iniciativa Molinux, una distribución GNU/Linux de la Junta de Castilla La Mancha basada en Ubuntu.

Actualmente, los módulos de los que consta GestiCam son:

Gestión de Compras.
Gestión de Ventas.
Gestión de Empresas (Clientes/Proveedores/Parámetros).
Gestión Financiera.
Gestión de Inventario.
Gestión de Productos.
Gestión de Producción.
Administración del Sistema, Copias, Restauraciones, etc.
Informes.

El programa GestiCam se puede probar fácilmente mediante una versión distribuida en un CD "live" (que no requiere instalación) de Molinux y que posteriormente, si se desea, se puede instalar en el disco duro del ordenador. Existe también un completo manual de usuario.

FacturaLux (Abanq)

FacturaLux era inicialmente un programa de facturación que ha evolucionado con la inclusión de nuevas funciones hasta llegar a convertirse en un ERP Abanq . desarrollado como software libre. El nombre del nuevo proyecto es

El núcleo de la aplicación y los módulos básicos son gratuitos, y existen desarrollos a medida para distintos ámbitos, como por ejemplo el 'pack autónomos ', cuyo coste es de 229 euros.

También hay soluciones sectoriales para textil y calzado, comercios, S.A.T. (servicios de asistencia técnica, mantenimiento, reparaciones), etc. FacturaLux y Abanq están disponibles para Windows, Mac OSX y GNU/Linux.

BulmaGes

BulmaGes es una aplicación de tipo modular de gestión empresarial, desarrollada como software libre y disponible para GNU/Linux. El proyecto comprende los módulos:

Contabilidad (BulmaCont)
Facturación (BulmaFact)
Terminal Punto de Venta (BTPV)
Gestión de Nóminas

En la página web de proyecto se anuncia la disponibilidad de la aplicación de contabilidad (BulmaCont) y la próxima aparición de la de facturación (BulmaFact), que se encuentra en las últimas fases de desarrollo.

BulmaGes ofrece también herramientas para la sincronización y traspaso de datos con otros programas de gestión como Galopín o Contaplus. BulmaGes está disponible para GNU/Linux en paquetes para las distribuciones basadas en Debian (como Ubuntu o Molinux), SuSe y Mandriva.

Fisterra

Fisterra es un proyecto de ERP genérico, realizado íntegramente con software libre y que permite la administración de clientes y pedidos, facturación, gestión de stock y de pagos, punto de venta. El programa permite también la gestión offline de todos los datos y el funcionamiento distribuido.

El entorno Fisterra ha dado lugar a programas específicos aplicados a un sector, como por ejemplo Fisterra Garage o Fisterra Repair. Fisterra 2, la nueva versión del proyecto, está disponible para distribuciones GNU/Linux basadas en Debian Sarge.