ECONOMIA y EMPRESA: [TDM] y2a -GTD, el método Getting Things Done de David Allen.

GTD, el método Getting Things Done de David Allen, una introducción

GTD son las siglas deGetting Things Done, el método de productividad personal propuesto por David Allen en su libro así titulado —traducido al español comoOrganízate con Eficacia, en mi opinión perdiendo el gancho del popular acrónimo, y errando el auténtico significado del título original—. Se trata con seguridad del método de este tipo más conocido y con un mayor número de seguidores. Su popularidad se debe en gran parte a que en GTD no se impone una metodología estricta, sino que se sugieren una serie de prácticas, en general cargadas de sentido común, para que cada uno las adapte a su actividad profesional. Así, a pesar de los elementos comunes, todo aquel que inicia el ejercicio del método GTD acaba en realidad usando una metodología distinta, personal y posiblemente intransferible.

El objetivo principal de GTD es eliminar el estrés asociado a asimilar y completar las tareas que componen nuestra vida personal y profesional. Allen utiliza el viejo adagio zen de la «mente como agua». Contra la demagógica versión de Bruce Lee —probablemente la más memorable aportación de Risto Mejide a la cultura occidental, adaptar el ideario zen a la venta de coches—, Allen traza esta metáfora: Tómese una superficie quieta de agua, y lánzese una pequeña piedrecita. El resultado es una tímida perturbación en su superficie y, unos segundos después, vuelve la calma. Láncese ahora un enorme pedrusco. La perturbación es mucho mayor, y el reposo completo no vuelve probablemente hasta pasados unos minutos. Lo que debe visualizarse es que en ambos casos el resultado final es el mismo; la calma. Adaptado a la práctica profesional debe pretenderse el mismo funcionamiento, es decir, que tanto una nueva pequeña tarea a ser cumplida como un enorme proyecto del que encargarse, aún produciendo en nuestra mente perturbaciones de dimensiones distintas, deben en ambos casos gracias a GTD llevar al mismo resultado final; la calma.

Allen también explica la utilidad práctica. GTD pretende conseguir que en todo momento se esté conforme con lo que «no se está haciendo». Se identifican lo que Allen llama bucles abiertos —open loops en el original—. Un bucle abierto es toda aquella interferencia enraizada en la mente que impide concentrarse en lo que se está haciendo en ese momento. El caso más habitual de bucle abierto es el recuerdo de una tarea que es necesario hacer pero no aquí y ahora. Casi siempre eliminar el molesto bucle abierto es tan sencillo como tener a mano cualquier medio, analógico o digital, en el que anotar la tarea, «sacándola de la cabeza» y llevándola a «otra parte». Todas esas tareas pasan después a una bandeja de entrada y después a lo que en GTD se propone como «un sistema para almacenar acciones pendientes en el que se confía» —de nuevo, analógico o digital—. Todas esas acciones pendientes serían cosas que no se están haciendo pero que almacenadas así no perturban en modo alguno la actividad intelectual presente.

Merece la pena resaltar que ese «método en el que se confía» nunca es la propia «bandeja de entrada». GTD intenta ser estricto a la hora de atomizar tanto elementos como procedimientos. Como método, no se impone ninguno en absoluto. En realidad en GTD no se define una única lista de acciones a ser cumplidas, sino varias listas: Un calendario, una lista de tareas delegadas, una lista de tareas que podrían o no ser realizadas —la lista Algún Día/Quizás, osomeday/maybe en el original, compuesta por posibles acciones futuras o simples deseos—, una lista de proyectos vitales, etc. Cada implementación de GTD debe ser una que permita administrar dichas listas de manera fiable. Allen afirma utilizar una Palm Pilot. Pero, al mismo tiempo, también reconoce haber usado el método analógico puro de las 43 carpetas. Por supuesto, también pueden utilizarse Lotus Notes, Evolution u Outlook. O la magnífica aplicación onlineRemember The Milk. O una sencilla libreta Moleskine. De nuevo, es el practicante el que decide con qué aplicación de GTD trabaja a gusto, y lo decide en función de la rapidez, de la eficacia y también, por qué no, de la portabilidad.

La actividad diaria propuesta en GTD consistiría primero en rellenar la «bandeja de entrada» con todos los bucles abiertos anotados y después en procesarla. El proceso consistiría en llevar todas esas tareas al «sistema en el que se confía», con algunas excepciones. Se sugiere completar de inmediato cualquier tarea que lleve menos de dos minutos, así como delegar cualquier tarea que no va a ser completada por uno mismo. O bien archivar el material de referencia asociado a una tarea que no debe ser completada de inmediato, la cual puede ser archivada en la lista ADQ o eliminada.

Por supuesto, en esa regla de los dos minutos, una de las más apreciadas en GTD y criticadas por sus detractores, el tiempo es orientativo. A lo que se refiere es a que si realizar una tarea lleva menos tiempo que archivarla formalmente, debe ejecutarse de inmediato y no archivarse.

A esto se añadiría en GTD la necesidad de una revisión semanal —weekly review en el original—, un conjunto de imprescindibles tareas de mantenimiento para mantener el sistema actualizado. Por ejemplo; revisar los contextos de las tareas, dividir aquellas que implican más de una acción física, mover tareas al calendario o a ADQ, crear nuevos proyectos, recordar a los delegados de las tareas que se está esperando por un resultado, etc.

El sentido común contenido en el método GTD de Allen se manifiesta en muchas de sus recomendaciones.

El calendario debe utilizarse sólo para tareas con fecha y hora precisa. Utilizar el calendario para tareas con sólo una fecha fija desnaturaliza su utilidad.
Similarmente, la utilidad de la lista de tareas queda desnaturalizada si queda plagada de acciones repetitivas: Diarias, semanales, etc. Para éstas es mejor utilizar listas separadas.
Si se decide por un método digital, sea cual la aplicación utilizada es muy recomendable familiarizarse con los atajos de teclado. Sólo así los medios analógicos no son radicalmente más efectivos que los medios digitales.
Muchas de las aplicaciones orientadas a la productividad personal están definitivamente sobrecargadas de características. Deberían utilizarse sólo aquellas que sean imprescindibles. Allen afirma haber utilizado el software de fábrica de la Palm para gestionar tareas y calendario, y declara que ninguna otra aplicación le ha proporcionado una característica sin la que no haya podido vivir hasta ahora.
Se recomiendan los medios analógicos como almacén temporal de los bucles abiertos —libretas, hojas de notas, post-it—. Es vital que el proceso de sacar esas tareas de la cabeza y llevarlas a «otra parte» sea lo más rápido posible.
Se recomienda utilizar tantas bandejas de entrada como el practicante sea capaz de soportar, pero también las mínimas imprescindibles.
Es posible y recomendable asignar a cada tarea un contexto. Así, hay tareas «llamada», tareas «recado», etc. Pueden cumplirse unas cuantas de las primeras cuando hay un teléfono a mano, y unas cuantas de las segundas cuando se coge el coche al salir del trabajo.
Es contraproducente y posiblemente absurdo alojar un sistema de productividad para la actividad profesional y otro distinto para la vida personal. Ambas pueden gestionarse por un solo método y de hecho es recomendable que así se haga.

Y un largo etcétera de sabias propuestas.

La recomendación común es hacerse con el libro de Allen y poner en práctica el método. Por supuesto va a resultar trabajoso al principio. De tiempo en tiempo, se sugiere releer el libro de principio a fin, lo que repercutirá en nuevas ideas y en un refinamiento de la propia aplicación de GTD. Poco a poco, pero visiblemente, gracias al método deberá mejorar en gran manera el rendimiento personal, tanto en la actividad profesional como en la vida propia. Merece la pena hacer la prueba.

Puedes descargar el libro Getting Things Done de 4shared.com. Se trata de la versión original en inglés en formato PDF. Que Allen me perdone.