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Con el post de la semana pasada doy por terminada la primera parte del libro de David Allen "Organízate con Eficacia", la traducción al español de "Getting Things Done", más conocido como GTD.
A lo largo de las últimas 43 semanas has podido ir aprendiendo paso a paso en qué consiste este método, que no sistema, para alcanzar laproductividad sin estrés.
Las técnicas de GTD son sencillas pero suponen un cambio profundo de paradigma. Se trata de utilizar un nuevo enfoque para una nueva realidad.
En estos tiempos modernos los enfoques tradicionales de gestión del tiempo y de organización personal han quedado obsoletos y no son suficientes para los trabajadores del conocimiento. En la nueva cultura del trabajo del conocimiento necesitas un sistema que combine la visión amplia con los detalles y permita gestionar múltiples niveles de prioridad, controlar cientos de asuntos y ahorrar más tiempo del invertido en mantenerlo.
El secreto de la productividad está en La Zona, ese estado en el que tu mente está despejada y opera en sus niveles más altos, lo que Allen denomina estado de alerta perfecta, aludiendo al antiguo adagio Zen de la "mente como el agua", como muy bien explican en GTD sin Outlook.
Lo opuesto al estado de alerta perfecta es el estrés. Si como afirma Allen el estrés es cuestión de compromiso, en el sentido que dicho estrés se debe a la mala administración de los compromisos que la gente tiene o acepta, podríamos decir que GTD es una metodología que te enseña cómo gestionar tus compromisos y por tanto cómo eliminar el estrés.
¿Por qué es tan difícil en la práctica algo que en teoría parece tan sencillo?
Dice Peter Drucker que "en el trabajo del conocimiento... la tarea no se supone, sino que ha de determinarse" y sin embargo no te han enseñado que tienes que pensar en tu trabajo antes de poder hacerlo.
Este es sin duda uno de los motivos por el que te comprometes tan fácilmente a muchas cosas que en realidad no sabes lo que realmente implican en cuanto a tiempo y carga de trabajo, lo que te enseña que el primer requisito para ser productivo es pensar. Antes de hacer hay que pensar o, lo que es lo mismo, pienso, luego soy productivo.
Cuando no piensas y te comprometes sin más, lo que haces es autoengañarte. Lo que sucede es que no puedes engañar a tu mente porque si lo intentas generarás estrés, ya que tu mente te va a estar recordando en todo momento las cosas a las que te has comprometido sin saber qué implican realmente.
Otro error común que afecta negativamente a tu productividad es ignorar el hecho de que tu mente es una herramienta fantástica para pensar pero un desastre como agenda. Olvídalo.Tu mente no es tu agenda y si intentas confiarle todos tus frentes abiertos el resultado será el mismo que si la engañas: sólo lograrás generar estrés.
Los sistemas tradicionales de organización y gestión del tiempo no funcionan fundamentalmente por dos motivos. Por una parte, porque no transforman las cosas. Pero, ¿por qué hay que transformar las cosas? La respuesta es sencilla. Porque mientras sean cosas y no las conviertas en resultados concretos y próximas acciones no serán controlables y por tanto serán generadoras de estrés.
Por otra parte, todos estos sistemas fallan porque en realidad no puedes gestionar el tiempo. Lo que sí puedes hacer es decidir a cual de tus próximas acciones que te has comprometido a hacer vas a dedicar tu atención en cada momento.
Gestionar la atención en lugar del tiempo es sin duda una perspectiva distinta: la perspectiva GTD. Esta perspectiva te permite administrar tus acciones desde un enfoque multidireccional, es decir, sabiendo cuales son todas las próximas acciones entre las que puedes elegir en un momento dado pero también cuales son todas las acciones que necesitas llevar a cabo para completar un determinado proyecto.
Si quieres ser productivo sin estar estresado, GTD te propone un gran cambio: vaciar tu mente. El motivo es que el tiempo que mantienes algo en la mente y la cantidad de cosas que haces al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales.
¿Cómo se logra vaciar la mente? Ese es el segundo post, que aparecerá publicado la semana que viene.
A lo largo de las últimas 43 semanas has podido ir aprendiendo paso a paso en qué consiste este método, que no sistema, para alcanzar laproductividad sin estrés.
Las técnicas de GTD son sencillas pero suponen un cambio profundo de paradigma. Se trata de utilizar un nuevo enfoque para una nueva realidad.
En estos tiempos modernos los enfoques tradicionales de gestión del tiempo y de organización personal han quedado obsoletos y no son suficientes para los trabajadores del conocimiento. En la nueva cultura del trabajo del conocimiento necesitas un sistema que combine la visión amplia con los detalles y permita gestionar múltiples niveles de prioridad, controlar cientos de asuntos y ahorrar más tiempo del invertido en mantenerlo.
El secreto de la productividad está en La Zona, ese estado en el que tu mente está despejada y opera en sus niveles más altos, lo que Allen denomina estado de alerta perfecta, aludiendo al antiguo adagio Zen de la "mente como el agua", como muy bien explican en GTD sin Outlook.
Lo opuesto al estado de alerta perfecta es el estrés. Si como afirma Allen el estrés es cuestión de compromiso, en el sentido que dicho estrés se debe a la mala administración de los compromisos que la gente tiene o acepta, podríamos decir que GTD es una metodología que te enseña cómo gestionar tus compromisos y por tanto cómo eliminar el estrés.
¿Por qué es tan difícil en la práctica algo que en teoría parece tan sencillo?
Dice Peter Drucker que "en el trabajo del conocimiento... la tarea no se supone, sino que ha de determinarse" y sin embargo no te han enseñado que tienes que pensar en tu trabajo antes de poder hacerlo.
Este es sin duda uno de los motivos por el que te comprometes tan fácilmente a muchas cosas que en realidad no sabes lo que realmente implican en cuanto a tiempo y carga de trabajo, lo que te enseña que el primer requisito para ser productivo es pensar. Antes de hacer hay que pensar o, lo que es lo mismo, pienso, luego soy productivo.
Cuando no piensas y te comprometes sin más, lo que haces es autoengañarte. Lo que sucede es que no puedes engañar a tu mente porque si lo intentas generarás estrés, ya que tu mente te va a estar recordando en todo momento las cosas a las que te has comprometido sin saber qué implican realmente.
Otro error común que afecta negativamente a tu productividad es ignorar el hecho de que tu mente es una herramienta fantástica para pensar pero un desastre como agenda. Olvídalo.Tu mente no es tu agenda y si intentas confiarle todos tus frentes abiertos el resultado será el mismo que si la engañas: sólo lograrás generar estrés.
Los sistemas tradicionales de organización y gestión del tiempo no funcionan fundamentalmente por dos motivos. Por una parte, porque no transforman las cosas. Pero, ¿por qué hay que transformar las cosas? La respuesta es sencilla. Porque mientras sean cosas y no las conviertas en resultados concretos y próximas acciones no serán controlables y por tanto serán generadoras de estrés.
Por otra parte, todos estos sistemas fallan porque en realidad no puedes gestionar el tiempo. Lo que sí puedes hacer es decidir a cual de tus próximas acciones que te has comprometido a hacer vas a dedicar tu atención en cada momento.
Gestionar la atención en lugar del tiempo es sin duda una perspectiva distinta: la perspectiva GTD. Esta perspectiva te permite administrar tus acciones desde un enfoque multidireccional, es decir, sabiendo cuales son todas las próximas acciones entre las que puedes elegir en un momento dado pero también cuales son todas las acciones que necesitas llevar a cabo para completar un determinado proyecto.
Si quieres ser productivo sin estar estresado, GTD te propone un gran cambio: vaciar tu mente. El motivo es que el tiempo que mantienes algo en la mente y la cantidad de cosas que haces al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales.
¿Cómo se logra vaciar la mente? Ese es el segundo post, que aparecerá publicado la semana que viene.
Veíamos que para ser productivo sin estar estresado lo primero que necesitas es vaciar tu mente.
Esto se consigue fácilmente siguiendo estos 5 pasos:
1. Recopilar utilizando las herramientas de recopilación adecuadas y cumpliendo los tres sencillos requisitos para recopilar con éxito: 1) Que todos tus frentes abiertos estén en tu sistema de recopilación y no en tu cabeza, 2) mantener el menor número posible de bandejas de entrada y 3) vaciar periódicamente todas tus bandejas de entrada
2. Procesar todos los elementos que has recopilado en tus bandejas de entrada y que consiste simplemente en convertir esas "cosas" en algo "accionable", es decir, algo sobre lo que poder llevar a cabo una acción.
3. Organizar los elementos procesados con una de las 8 herramientas de organización en GTD. Como resultado de esta fase de organización tendrás una serie de proyectos y de próximas acciones, parte de las cuales estará en tu lista de próximas acciones y parte en tu agenda. También habrá un buen número de proyectos y acciones que no requieren acción a día de hoy pero que tal vez podrían requerirla algún día.
Una herramienta útil para resumir los criterios de organización de tus acciones es este diagrama tiempo/compromiso.
4. Con todo ya organizado, el siguiente paso es Evaluar tus próximas acciones, que no es otra cosa que decidir qué hacer. Esta evaluación no debes hacerla sólo después de procesar y organizar tus acciones sino que además debes convertirla en un hábito: la revisión semanal.
5. El último paso es Hacer. En ocasiones tendrás que decidir sobre la marcha siguiendo los 4 criterios para escoger acciones. En otras podrás decidir entre las 3 formas de trabajar y, en ambos casos, es importante que no pierdas de vista las 6 perspectivas para definir tu trabajo.
Los proyectos requieren mención aparte.
Dicen Allen que a la hora de planificar un proyecto debemos abordarlo desde un enfoque vertical, es decir, teniendo en cuenta todas las acciones intermedias que son necesarias para completarlo.
La manera más efectiva de lograr esto es aplicando los 5 pasos de la planificación natural, es decir, los cinco pasos que sigue tu mente de forma inconsciente a la hora de hacer casi cualquier tarea.
Por desgracia nos han enseñado a utilizar el modelo de planificación no natural, que nos fuerza a seguir un esquema y una secuencia ordenada que impide a nuestro cerebro rendir a la altura de sus posibilidades. El principal problema de este modelo es que al final nadie planifica porque el esfuerzo de hacerlo no aporta ventaja alguna. El resultado es que con frecuencia te ves obligado a emplear el modelo de planificación reactivo, consistente en "improvisar sobre la marcha en el último momento" y de resultados muy ineficientes, entre otras cosas porque el proceso que sigue es precisamente el contrario al modelo de planificación natural.
Los 5 pasos de la planificación natural son muy sencillos:
1. Definir los Propósitos, es decir, el porqué, y los Principios de tu proyecto, que deben ser coherentes con tus propios valores
2. Visualizar los resultados del mismo o, en otras palabras, lo que quieres conseguir con el proyecto
3. Generar una tormenta de ideas para maximizar el número de opciones disponibles
4. Organizar todos los elementos de tu plan, es decir, todas esas acciones intermedias que necesitas llevar a cabo para completar tu proyecto y la forma en que se relacionan entre sí
5. Identificar la próxima acción, es decir, ¿por dónde empiezo?
Evidentemente cada persona tiene unas necesidades distintas y tú debes encontrar la solución que mejor se ajuste a tus necesidades.
Reconocerás que has encontrado tu solución idónea cuando notes que has conseguido quitarte ese proyecto de la cabeza.
Esto se consigue fácilmente siguiendo estos 5 pasos:
1. Recopilar utilizando las herramientas de recopilación adecuadas y cumpliendo los tres sencillos requisitos para recopilar con éxito: 1) Que todos tus frentes abiertos estén en tu sistema de recopilación y no en tu cabeza, 2) mantener el menor número posible de bandejas de entrada y 3) vaciar periódicamente todas tus bandejas de entrada
2. Procesar todos los elementos que has recopilado en tus bandejas de entrada y que consiste simplemente en convertir esas "cosas" en algo "accionable", es decir, algo sobre lo que poder llevar a cabo una acción.
3. Organizar los elementos procesados con una de las 8 herramientas de organización en GTD. Como resultado de esta fase de organización tendrás una serie de proyectos y de próximas acciones, parte de las cuales estará en tu lista de próximas acciones y parte en tu agenda. También habrá un buen número de proyectos y acciones que no requieren acción a día de hoy pero que tal vez podrían requerirla algún día.
Una herramienta útil para resumir los criterios de organización de tus acciones es este diagrama tiempo/compromiso.
4. Con todo ya organizado, el siguiente paso es Evaluar tus próximas acciones, que no es otra cosa que decidir qué hacer. Esta evaluación no debes hacerla sólo después de procesar y organizar tus acciones sino que además debes convertirla en un hábito: la revisión semanal.
5. El último paso es Hacer. En ocasiones tendrás que decidir sobre la marcha siguiendo los 4 criterios para escoger acciones. En otras podrás decidir entre las 3 formas de trabajar y, en ambos casos, es importante que no pierdas de vista las 6 perspectivas para definir tu trabajo.
Los proyectos requieren mención aparte.
Dicen Allen que a la hora de planificar un proyecto debemos abordarlo desde un enfoque vertical, es decir, teniendo en cuenta todas las acciones intermedias que son necesarias para completarlo.
La manera más efectiva de lograr esto es aplicando los 5 pasos de la planificación natural, es decir, los cinco pasos que sigue tu mente de forma inconsciente a la hora de hacer casi cualquier tarea.
Por desgracia nos han enseñado a utilizar el modelo de planificación no natural, que nos fuerza a seguir un esquema y una secuencia ordenada que impide a nuestro cerebro rendir a la altura de sus posibilidades. El principal problema de este modelo es que al final nadie planifica porque el esfuerzo de hacerlo no aporta ventaja alguna. El resultado es que con frecuencia te ves obligado a emplear el modelo de planificación reactivo, consistente en "improvisar sobre la marcha en el último momento" y de resultados muy ineficientes, entre otras cosas porque el proceso que sigue es precisamente el contrario al modelo de planificación natural.
Los 5 pasos de la planificación natural son muy sencillos:
1. Definir los Propósitos, es decir, el porqué, y los Principios de tu proyecto, que deben ser coherentes con tus propios valores
2. Visualizar los resultados del mismo o, en otras palabras, lo que quieres conseguir con el proyecto
3. Generar una tormenta de ideas para maximizar el número de opciones disponibles
4. Organizar todos los elementos de tu plan, es decir, todas esas acciones intermedias que necesitas llevar a cabo para completar tu proyecto y la forma en que se relacionan entre sí
5. Identificar la próxima acción, es decir, ¿por dónde empiezo?
Evidentemente cada persona tiene unas necesidades distintas y tú debes encontrar la solución que mejor se ajuste a tus necesidades.
Reconocerás que has encontrado tu solución idónea cuando notes que has conseguido quitarte ese proyecto de la cabeza.
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Publicado por VRedondoF para TDM el 6/06/2009 05:43:00 PM
