¡Gestiona tu tiempo y aprovéchalo!

24 mayo 2008

Que levante la mano aquél que al final del día, no ha dicho alguna vez aquello de:

¿Se puede saber qué demonios he hecho hoy?

Y, claro, se ha dejado en el tintero un montón de tareas, gestiones, visitas, llamadas, e-mails, etc…

Seguro que más de uno de vosotros os habéis encontrado en esta situación.

Después de muchas lecturas, de libros de management (os recomiendo "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", de Stephen R. Covey), todos llegan a la misma conclusión, una buena gestión del tiempo se basa en dos conceptos:

Planificación
Priorización

Lo mejor de los libros de management es que siempre nos dicen cosas obvias, pero parece que si no las leemos, no sabemos que existen y están allí mismo, delante de nuestras narices.

Está claro que una buena planificación del día nos puede ahorrar mucho tiempo, ineficiencias y ayudarnos a mejorar nuestra productividad. Bastaría con coger una hoja en blanco, o una hoja de nuestra agenda y escribir en ella lo que queremos hacer hoy. Debemos establecer unos objetivos alcanzables, pues conocemos nuestra actividad y nuestras limitaciones, no se trata de hacer una lista de deseos. Al ver esos objetivos por escrito, actuamos como si tuviéramos un guión del día, y nos resulta más sencillo alcanzar nuestras metas.

Respecto a la priorización, existe su complicación, porque estamos en un entorno en el que la palabra urgencia ha perdido su significado, hoy todo es urgente, si te llama un cliente para pedirte un informe, era para ayer, si te llama un contratista para comenzar una obra, ya deberías estar allí, y así ocurre con cualquier actividad. La solución, establecer un rango de urgencias, podríamos empezar con las urgencias-urgentes, las urgencias-medio urgentes, y las urgencias-aplazables.

Como buenos conocedores que somos de nuestro trabajo y de nuestros clientes, podemos encuadrar nuestras tareas en estos apartados. Obviamente para determinar dichas urgencias deberemos expresar nuestros propios criterios de urgencia, ¿qué es realmente urgente? (aquí podríamos incluir todas las valoraciones objetivas y subjetivas que tengáis) y a partir de ese momento proceder a su clasificación.

Obviamente esto no es la panacea, pero nos puede ayudar a estirar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad

Cuando se quiere iniciar un proceso de renovación, lo primero que tenemos que hacer es invertir tiempo para mejorarnos a nosotros mismos como personas y como gerentes. Este cambio personal se consigue mediante un cambio de hábitos.

En los hábitos se unen tres componentes: los conocimientos (qué hacer y por qué), las habilidades (enseña a hacer las cosas) y las actitudes (ganas de hacer una cosa), solamente un comportamiento pasa a ser un hábito cuando estos tres elementos se unen.

Stephen Covey, en su libro "Los siete hábitos de las gente altamente efectiva" nos describe una serie de consejos encaminados a la mejora personal mediante los cuales se alcanzará la alta efectividad: 1. Ser Proactivo

La proactividad se basa en no entregar a otros el control sobre nuestras decisiones, en todo proceso de "estímulo – respuesta" existe una zona donde los individuos tienen la capacidad de tomar nuevas iniciativas y responsabilizarse de su propio destino.

Una persona proactiva es consciente que sus acciones le llevaron donde está pero no se queda en el propio reconocimiento de esto sino que proyecta donde quiere estar, es aquella que dice "estoy aquí por las decisiones que tomé, pero mañana quiero estar allá".

2. Tener en mente el resultado que se desea obtener

Es importante al empezar un trabajo tener en mente una imagen de lo que queremos obtener para que nos sirva de referencia para examinar todas las cosas, la visualización es una característica fundamental de los líderes. Si empezamos el día sabiendo lo qué queremos hacer y hacia dónde dirigir nuestros esfuerzos para conseguirlo seguro que llegaremos al liderazgo personal y a una toma de decisiones derivadas de ellos.

3. Colocar siempre lo más importante al principio

El reto de las personas en la sociedad moderna está en la búsqueda de organizar y administrar su tiempo para realizar lo que se propone y encontrar un equilibrio entre lo que se produce y lo que permite producirlo.

Para ser realmente efectivo se debe poner lo verdaderamente importante por encima de lo urgente ya que lo urgente sólo es importante para otras personas.

4. Pensar en Ganar - Ganar

En la sociedad donde vivimos se tiene la filosofía del "Yo gano, tú pierdes". Desde pequeños vemos esto en la escuela, en el deporte, en casa, en la universidad,... y más adelante en la política y también en el trabajo. Prima más la competencia que la colaboración.

Para ser una persona efectiva se debe pensar como "Yo gano, tú ganas" no sólo como una técnica de negociación sino como una filosofía integral de la vida que entiende que existen suficientes oportunidades para todos y donde el éxito de una persona no significa el fracaso de otra.

5. Comprender antes que buscar ser comprendido

Este hábito implica otro cambio de paradigma, es decir, estamos acostumbrados a dar nuestra opinión sin querer enterarnos de lo que opinan los demás y lo que les sucede, es difícil interactuar con la gente y esto genera problemas de comprensión y conflictos entre las personas. Aprender a escuchar y entender a los demás desde su propio punto de vista teniendo en cuenta sus intereses y motivaciones, sin que esto signifique estar completamente de acuerdo en todo, implica no sólo evitar problemas interpersonales sino acelerar los procesos "yo gano, tú ganas".

6. Hacer un uso extensivo de la sinergia

La sinergia es la esencia del liderazgo, representa la relación existente entre cada una de las partes con el todo, donde el resultado total siempre es mayor a la suma de las partes. La creación de este hábito requiere del trabajo en equipo y la confianza mutua y genera creatividad, innovación y efectividad.

7. Afilar el hacha

Bajo este hábito se recoge la necesidad de que las personas participen en procesos de desarrollo continuo en varios campos enfocándose en acrecentar su potencialidad buscando renovarnos continuamente en conocimientos, habilidades y aptitudes.

Afilar el hacha significa que si nos dedicamos solamente a utilizar el hacha sin afilarla seguramente llegará el momento en el que no podamos talar más.

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Nota de VRedondof : Duplico el documento para facilitar la lectura y por seguridad