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Use los datos que tiene
Por Jorge Pereira
Hay un dicho oriental antiguo que dice que "todo está a tu alrededor", el cual es tremendamente verdadero. En muchas ocasiones los gerentes de mercadeo, gerentes de venta o los propietarios quieren conocer algunos datos que no saben cómo conseguirlos.
Por Jorge Pereira Hay un dicho oriental antiguo que dice que "todo está a tu alrededor", el cual es tremendamente verdadero. En muchas ocasiones los gerentes de mercadeo, gerentes de venta o los propietarios quieren conocer algunos datos que no saben cómo conseguirlos.
Van de un departamento a otro y terminan duplicando la captura de datos, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero, desperdiciando el poder de la información existente obligatoriamente en toda empresa.
Lo primero es entender que existe una diferencia entre "datos" e "información". Los datos no tienen sentido por sí mismo, pueden ser un número o una letra. La organización, clasificación y análisis de los datos es lo que constituye información.
Lo primero es entender que existe una diferencia entre "datos" e "información". Los datos no tienen sentido por sí mismo, pueden ser un número o una letra. La organización, clasificación y análisis de los datos es lo que constituye información.
Bases de Datos
El término "base de datos" es un término de computación, pero se puede aplicar a la forma en que los datos son catalogados, archivados y usados. Cualquier colección de datos que se relacione y se agrupe como un todo, es una base de datos. Un tarjetero con nombres y números de teléfonos, o un archivador de metal con registros de los clientes son bases de datos.
Pese a ello, un tarjetero o un librito de direcciones no hacen una base de datos. La forma en que la información es organizada es lo que verdaderamente hace una base de datos. Objetos como gabinetes de metal o libros de direcciones solo ayudan a organizar la información. Los programas de Bases de Datos son solamente una de esas ayudas.
Aunque en 1945 Vammer Bush instituyó los conceptos básicos de unSistema de Manejo de Base de Datos (DBMS), la limitada capacidad de las computadoras de su tiempo le impidieron seguir con la idea. Los primeros computadores no hacían diferencia entre datos y programas de instrucciones.
El modelo más en uso en para estos programas es el llamado Sistema de Manejo de Bases de Datos Relacional, definido en 1970 por E.F. Codd de la IBM. Muchos de estos programas, llamados Bases de Datos Relacional, traen lenguajes capaces de desarrollar complejas aplicaciones, por programadores experimentados. Algunas bases de datos incluyen generadores automáticos de programas.
En 1975 Wayne Rattlif desarrolla un programa de Base de Datos para microcomputadoras, con el nombre de Vulcan, en honor al héroe de la serie de TV Viaje a las Estrellas (Star Trek). Este programa fue conocido como Dbase, nombre que le puso la empresa Ashton Tate, que se hizo cargo del mercadeo del programa. Dbase, desde su introducción se convirtió en el estándar de las bases de datos para microcomputadoras, permitiendo a las Medianas y Pequeñas empresas la automatización de su información a un costo accesible. Hoy existe numerosos de estos programas que administran datos, todos basadas en los conceptos enunciados anteriormente.
Sistemas de Información
Un Sistema de Información Gerencial es normalmente un conjunto de programas y personas, que manejan, adecuadamente y en forma coordinada. Como toda empresa tiene actualmente al menos una computadora es sencillo organizar un Sistema de Información.
La administración de datos se utiliza por lo general y básicmaente para manejar las funciones contables requeridas por una empresa incluyendo Facturación, Control de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Planillas, Activos Fijos, y Mayor General.
Para que un Sistema de Información Gerencial sea verdaderamente útil, debe automatizar completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos contables.
Debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Debe ser capaz, además, de automatizar las planillas, registros y depreciación de activos fijos, llevar control presupuestario, y emitir Balance de Comprobación, Estados de Resultados y el Balance General.
Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de compra, emisión de facturas, cheques y en general documentación llamada contable, de esta se pueden obtener gran cantidad de información y obtener reportes de resultados de las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sector o clientes. Incontable información proveniente de los datos contables pueden servir para las decisiones de mercadeo y ventas de las empresa.
Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permite obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de decisiones. Algunas características que se considera en todos los Programas de Contabilidad eficientes son:
Facturación:
Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse automáticamente.
Control de Inventarios:
A partir de la emisión de la Factura , los Inventarios deben poder actualizarse automáticamente. Esto es descargarse del Inventario la mercadería vendida, manteniendo de est modo un registro exacto de las existencias, con el valor unitario y global, tanto por productos, por grupos de productos y por bodegas.
Cuentas por Cobrar:
A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados de Antigüedad de Saldos por cliente y totales.
Cuentas por Pagar:
Cuentas por Pagar:
Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago. Debe permitir la preparación y anticipación de Flujos de Efectivo.
Planillas:
Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc. Debe además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislación.
Activos Fijos:
Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente. Los Reportes de Activos Fijos, con indicación de los diferentes datos requeridos, deben ser obtenidos de este módulo.
Mayor General:
Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales, hasta la producción instantánea de los Estados Financieros: Balance General, Balance de Comprobación y Estados de Resultados.
Interacción de los Módulos:
Todos los módulos deben estar diseñados para interconectarse con los otros. La Facturación debe actualizar automáticamente Inventarios y Cuentas por Cobrar. Las Ordenes de Compra y Facturas de Proveedores deben actualizar Cuentas a Pagar e Inventarios. El Mayor General, por su lado debe actualizarse sin necesidad de ingresos manuales, tediosos y generadores de errores.
Intercambio Electrónico de Datos
La Internet , una tecnología para conectar diferentes tipos de computadoras y redes de computadoras, permite extender el concepto de Sistemas de Información Gerencial a terrenos más amplios. Esto es interconectar diferentes Sistemas Gerenciales de diferentes empresas y organizaciones involucradas en transacciones comerciales, de diferentes continentes.
El EDI (Electronic Data Interchange), sistema que utiliza diferentes protocolos en la Internet , permite el intercambio de datos entre computadoras de empresas proveedoras, clientes, bancos, vendedores y otros organismos, haciendo posible transacciones a nivel nacional e internacional. Estas transacciones incluyen el pago por medio de tarjetas de crédito/débito, transferencias bancarias y otras formas aceptadas por las partes involucradas en las transacciones.
De hecho, cuando se compra un libro en Amazon, y se paga con una tarjeta de crédito directamente o por medio de terceros (Paypal, por ejemplo), se está utilizando el concepto de EDI. Desde que hago mi compra por Internet, hasta que recibo el libro en mi casa de habitación, son una serie de sistemas gerenciales que se han interconectado para que la transacción completa se haya realizado. Esto naturalmente incluye a los bancos que acreditaron dineros y los debitaron en forma totalmente electrónica.
Conclusión
Una gran parte, por no decir toda, la información necesaria para la toma de decisiones de una empresa, se encuentra en la información contable.
La contabilidad muchas veces es totalmente olvidada por los Gerentes Generales, Gerentes de Mercadeo, Presidentes y otros ejecutivos de las empresas. Consideran, en forma totalmente equivocada, que los datos que a diario ingresan los encargados del departamento contabilidad, no tiene relevancia para sus actividades.
Los SIG y los EDI no son algo imposible de implementar en una empresa Pequeña o Mediana. De seguro todos los elementos necesarios se encuentren operando en el sistema contable automatizado que está utilizando la empresa, para manejar la contabilidad.
Es solo cuestión de hacer una integración de los mismos, para aprovecharse de las oportunidades que brindan las tecnologías informáticas y telemáticas.
Es una lástima ver la forma en que se desaprovecha el poder de las computadoras y la inversión que se ha hecho en ellas, principalmente por desconocimiento y despreocupación.
Jorge Pereira
Consultor en administración y mercadeo, más de 30 años de experiencia en consultoría y capacitación de personal, desarrollo estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Consultor en administración y mercadeo. Amplia experiencia gerencial preparando y desarrollando planes que lleven a las empresas a su expansión, fortalecimiento de su posición financiera. Su experiencia incluye más de 30 años en consultoría y capacitación de personal. Ha conducido más de 100 seminarios de Mercadeo Directo Integrado, Merchandising, Telemercadeo, Ventas, Computación, Telecomunicaciones e Internet, en diversos países de Latino América. Creador de cursos de aprendizaje por Internet (e-learnxing) y de libros electrónicos de mercadeo. Ha desarrollado estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Pionero en esta actividad edita actualmente en el Web de Internet: mercadeo.com (Revista Digital de Mercadeo) y nexolatino.com (Conexión de Negocios Latina). Representante en Costa Rica de IESC International Executive Service Corps. Presidente de la ASIBEELI, Asociación Iberoamericana de Editores Electrónicos Independientes. Socio Fundador de JP&A Consultores, empresa de asesoría y capacitación. País de residencia: Uruguay.
Los SIG y los EDI no son algo imposible de implementar en una empresa Pequeña o Mediana. De seguro todos los elementos necesarios se encuentren operando en el sistema contable automatizado que está utilizando la empresa, para manejar la contabilidad.
Es solo cuestión de hacer una integración de los mismos, para aprovecharse de las oportunidades que brindan las tecnologías informáticas y telemáticas.
Es una lástima ver la forma en que se desaprovecha el poder de las computadoras y la inversión que se ha hecho en ellas, principalmente por desconocimiento y despreocupación.
Jorge Pereira
Consultor en administración y mercadeo, más de 30 años de experiencia en consultoría y capacitación de personal, desarrollo estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Consultor en administración y mercadeo. Amplia experiencia gerencial preparando y desarrollando planes que lleven a las empresas a su expansión, fortalecimiento de su posición financiera. Su experiencia incluye más de 30 años en consultoría y capacitación de personal. Ha conducido más de 100 seminarios de Mercadeo Directo Integrado, Merchandising, Telemercadeo, Ventas, Computación, Telecomunicaciones e Internet, en diversos países de Latino América. Creador de cursos de aprendizaje por Internet (e-learnxing) y de libros electrónicos de mercadeo. Ha desarrollado estrategias de automatización de negocios, comercio electrónico y diseño de sitios Web. Pionero en esta actividad edita actualmente en el Web de Internet: mercadeo.com (Revista Digital de Mercadeo) y nexolatino.com (Conexión de Negocios Latina). Representante en Costa Rica de IESC International Executive Service Corps. Presidente de la ASIBEELI, Asociación Iberoamericana de Editores Electrónicos Independientes. Socio Fundador de JP&A Consultores, empresa de asesoría y capacitación. País de residencia: Uruguay.
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Publicado por VRedondoF para CO2 el 8/12/2010 10:31:00 AM
