ECONOMIA y EMPRESA: [PET] Introducción al uso de los Factores Críticos de Exito en proyectos

El uso del concepto de los Factores de Éxito como una metodología de sistemas de información, fue introducido por John Rockart como un mecanismo para que los ejecutivos en jefe pudieran definir sus necesidades de información. Rockart hizo un bosquejo de lo que podría resultar de una entrevista entre un analista y un CEO.

El primer resultado es un conjunto de factores críticos de éxito para el ejecutivo. Como segundo resultado, las medidas en términos de desempeño para los factores críticos de éxito encontrados.
Rockart especificó que el método se podría utilizar para identificar áreas críticas de interés y para proveer descripciones iniciales de medidas para la información que reflejen estas áreas críticas (Carballo, 1990).

De acuerdo a (Fragoza, 1994) el método de los factores críticos de éxito básicamente permite la creación de un proyecto fuera de la definición del problema. Esto se realiza mediante la descomposición de una meta claramente definida en una lista de sub-objetivos llamados factores. La función de los factores críticos de éxito es la de guiar y enfocar a los directivos hacia las actividades primordiales de su negocio y a pensar en sus necesidades de información más críticas, para el aprovechamiento de los recursos valiosos de una organización, como lo son los financieros, materiales, humanos y de tiempo.

Muchas discusiones existen en la literatura sobre éxito, predominantemente se usa solo el criterio financiero. Es limitada la atención a otros tipos de éxitos dentro de las Pequeñas y Medianas Empresas, como las metas personales de los dueños, la motivación por estar en ese negocio. Por lo tanto, las medidas de éxito para las Pequeñas y Medianas Empresas deben de reflejar una combinación de las características personales de los dueños y el medioambiente donde se encuentre la empresa.

Los éxitos de las Pequeñas y Medianas Empresas pueden ser medidos por diferentes criterios; uno puede ser el financiero y el no-financiero, aunque la literatura les pone más atención a las medidas financieras. Las medidas tradicionales del éxito de los negocios tienen su base en el número de empleos, retorno de la inversión, utilidades, salud financiera. Estas medidas de éxito llevan implícito otras medidas como crecimiento, calidad, innovación, dirección estratégica.

Qué son los factores de éxito

(Rockart, 1982), define a los factores críticos de éxito como: "las áreas clave en las que son absolutamente necesarios los resultados favorables para que un gerente en particular alcance sus metas". Similar a esta definición, pero más simple, (Grant,1996) definen a los factores críticos de éxito como: "los elementos que hacen que una empresa sea exitoso".

Por otro lado Eberhagen y Naseroladl(1992) definen a los factores críticos de éxito como "aquellas pocas variables que afectan a un administrador para alcanzar sus metas en su actual o futuras áreas de actividad".

Existen áreas claves dentro de las Pequeñas y Medianas Empresas para poder entregar un resultado exitoso. La metodología de factores críticos de éxito se basa en identificar estas áreas cruciales para tener éxito en una empresa. Rockart (1979) menciona que este método se enfoca en las necesidades individuales de información de los administradores y de cada una de sus necesidades actuales de información, ya sean duras o suaves.

Los Factores de Éxito representan las condiciones externas e internas que necesitan ser atendidas frecuente y cautelosamente por parte de los altos ejecutivos. Estos factores fijan las métricas del uso en el control operacional y la planeación estratégica. (Luck, 1996).

En México como en otros países, existen muchas organizaciones que no tienen orientado o encaminado sus metas, prioridades y recursos, por lo que, el utilizar los factores críticos de éxito serán la base para generar un nuevo perfil. Los factores críticos de éxito permitirán a los altos ejecutivos delinear sus prioridades y orientar sus recursos.

La clave del éxito de las organizaciones actuales se puede definir en enfocar los recursos críticos de las actividades diferenciales entre el éxito o el fracaso de ellas. Esto se toma en consideración para el aprovechamiento de los recursos críticos dando como resultado un mejor desempeño y resultados de cada proceso en la organización.

Fuerzas y debilidades de los factores críticos de éxito

El método de factores críticos de éxito, no es del todo infalible. Por si solo es una buena herramienta para los administradores, más sin embargo requiere de la experiencia y habilidad de los mismos para desarrollar un mejor desempeño en las áreas críticas identificadas. A continuación se presenta una evaluación de los factores críticos de éxito hecha por Carballo (1990).

Fuerzas de los factores críticos de éxito:

• Proveen un soporte efectivo al proceso de planeación.

• Permite investigar los servicios de información que pueden afectar la posición competitiva de una empresa.

• El método es recibido con mucho entusiasmo por parte de los ejecutivos.

• Sirve para el análisis estructurado de los niveles altos de una empresa.

Debilidades de los factores críticos de éxito:

• El grado de dificultad de los ejecutivos, para determinar los factores críticos de éxito de una empresa, depende de su posición dentro de la misma.

• Los ejecutivos que no están familiarizados con la planeación estratégica y táctica pueden tener problemas al tratar con la naturaleza de los factores críticos de éxito.

• Es muy difícil para algunos ejecutivos tratar de averiguar las necesidades de
información, utilizando únicamente los factores críticos de éxito.

Es importante mencionar que los factores críticos de éxito no se mantienen constantes a través del tiempo, su determinación depende de la época en que son analizados y también varía de una organización a otra. Lo que implica que se deben monitorear y medir constantemente, para que el desempeño de la persona, organización o industria sea acorde a los cambios del ambiente de negocios.

- Carballo, M. Rómulo Fabricio (1990). "Estrategias para determinar los factores críticos de éxitos de las empresas y sus efectos en la planeación de sistemas de Información". Tesis. ITESM, Monterrey, N.L.

- Fragoza Ureta, Jesús Valente (1994). "Definición y Estudio de los factores críticos De éxito para la función de informática". Tesis. ITESM. Monterrey, N.L.

- Rockart, John F. (1982). "The changing role of the information systems executives: A critical success factors perspective". Sloan Managament Review Association.

- Grant, R.M. (1996): Dirección estratégica. Conceptos, técnicas y aplicaciones. Civitas, Madrid.

- Eberhagen, Nielas; Naseroladl, Manssur (1992). "Critical Success Factor. A survey". University of Váxjó.

- Rockart, John F. (1979). "Chief executives define y their own data needs". Harvard Business Review. Marzo. U.S.A.

- Luck, S. (1996). "Success in Hong Kong: Factors self-reported by successful Small business owners". Journal of Small Business Management. Octubre. Vol. 34. No. 3, pp. 68-75.

Por Ranulfo Marroquín Núñez
Profesor-investigador.
AMD Estrategias Competitivas.
Doctor en Negocios y Estudios Económicos.
ranulfomarroarrobahotmail.com
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Fuente: GestioPolis
Extracto del artículo "Factores de éxito en dirección estratégica en pequeñas y medianas empresas de la zona metropolitana de Guadalajara" (México) de Ranulfo Marroquín Núñez, 01.12.2008.
Imagen: Critical success factors

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- Factors Most Critical to the Success of a Project Manager
- Conozca los factores críticos del éxito

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